QR-Code, Link und Terminal benutzen

Menüpunkt: Einstellungen

QR-Code herunterladen

Über den Button können Sie Ihren individuellen QR-Code ganz einfach direkt als PNG herunterladen. Diesen können Sie somit einfach direkt zum Druck von Schildern oder Aufklebern nutzen oder in den Vorlagen Ihrer vorhandenen Drucksachen (Flyer, Tischaufsteller, Speisekarten, etc.) integrieren.

HINWEIS: Ab iOS 10 & Android 9.0 können alle Smartphones automatisch über die "Kamera-App" QR-Codes öffnen.


Infozettel mit QR-Code

Über den Button können Sie ein von uns vorgefertigtes Dokument im DIN-A4-Format inklusive QR-Code herunterladen und direkt ausdrucken. Dort finden Sie eine kleine Anleitung für Ihre Besucher/Gäste sowie einen Hinweis zur Datenspeicherung. Sie können die Druckansicht auch in DIN-A3 ausdrucken, um sie beispielsweise als Tischaufsteller zu nutzen.

TIPP: Wenn Sie die Druckansicht komplett markieren ("Strg + A" auf Windows / "Command + A" auf Mac), können Sie den Inhalt auch in ein Word-Dokument kopieren und nach Ihren Bedürfnissen anpassen.


Link zum Check-In

Unter dem QR-Code finden Sie auch den direkten Link zu Ihrem Check-In-Formular https://www.check-in-brandenburg.de/checkin/XXXXXX. Über diesen Link können sich Besucher/Gäste einchecken, ohne den QR-Code scannen zu müssen.

TIPP: Möchten Sie einen PC, ein Smartphone, ein Tablet oder ein Touchpanel einsetzen, über das sich Ihre Gäste ohne Smartphone selber einloggen können, nutzen Sie unser Touchpanel-Formular.


Touchpanel Formular

Unter dem QR-Code finden Sie einen Link für das Touchpanel-Formular https://www.check-in-brandenburg.de/terminal/XXXXXX. Dieser Link führt zu einem besonderen Formular, bei dem die Komfortfunktion, das Merken der eingetragenen Benutzerdaten, deaktiviert ist. Weiterhin führt dieses Formular nicht zu einer "Eingecheckt"-Ansicht, sondern öffnet nach dem Abschicken das Formular erneut. So können sich Gäste/Besucher schnell im Eingangsbereich selber registrieren ohne ein eigenes Smartphone zu nutzen.

HINWEIS: Gäste/Besucher die sich über das Touchpanel-Formular einchecken, können sich nicht selber auschecken. Sie müssen diese somit über Ihr Backend entweder einzeln oder gesammelt über die "Alle auschecken"-Funktion auschecken.

Name, Logo, Einleitungstext pflegen

Menüpunkt: Einstellungen

Name

In das Feld Name können Sie den Namen Ihres Betriebs, Ihres Vereins oder Ihrer Veranstaltung eintragen. Der Name wird im Check-in-Formular und auf dem Infozettel ausgegeben.

TIPP: Sie können den Namen auch immer wieder anpassen. So können Sie beispielsweise bei unterschiedlichen Veranstaltungstagen das Datum ergänzen oder bei Sportvereinen die Mannschaften des jeweiligen Spieltags hinterlegen.


Logo

Über das Logo-Feld können Sie Ihr eigenes Logo als PNG oder JPG hochladen. Zum Hochladen des Logos klicken Sie einfach auf und wählen das passende Bild von Ihrem Computer oder Smartphone aus. Das Logo wird im Check-in-Formular und auf dem Infozettel ausgegeben.

TIPP: dealerweise nutzen Sie ein quadratisches Logo, da dieses am besten angezeigt wird. Das Logo sollte mindestens 300 x 300 px groß sein.


Einleitungstext

In das Feld Einleitungstext können Sie eine individuelle Begrüßung oder weitere Informationen für Ihre Gäste hinterlegen. Der Einleitungstext wird im Check-in-Formular und auf dem Infozettel ausgegeben.

TIPP: Der Einleitungstext sollte kurz und prägnant sein (maximal 255 Zeichen). Wenn Sie detaillierte Informationen hinterlegen wollen, nutzen Sie dafür besser den PDF-Upload unter Zusätzliche Informationen, damit das Formular nicht zu lang wird.


Zusätzliche Informationen hinterlegen

Menüpunkt: Einstellungen

Name der zusätzlichen Informationen

In das Feld Name der zusätzlichen Informationen können Sie den Namen von weiteren Informationen eintragen. Der Name wird im Check-in-Formular auf dem Button für den Gast angezeigt. Wenn Sie keine Informationen in diesem Bereich hinterlegen, wird auch kein Button für den Gast/Besucher angezeigt.

TIPP: Nutzen Sie diesen Bereich, um Ihrem Gast/Besucher ganz einfach weitere Informationen bereitzustellen. So können Sie beispielsweise Ihre Speisekarte, die Verhaltensregeln oder einen Zeitplan hinterlegen und sparen sich den Ausdruck von Unterlagen.


Link zu zusätzlichen Informationen

Wenn Sie Ihre zusätzlichen Informationen schon online auf Ihrer Website oder einem anderen Medium bereitstellen, können Sie hier ganz einfach den Link zu diesen Informationen hinterlegen.

HINWEIS: Achten Sie bitte darauf, dass Sie einen gültigen Link inklusive des Protokolls, http:// oder https: benutzen. Der Link sollte wie folgt aussehen: https://ihrewebseite.de/ihreInformationen


ALTERNATIV: Zusätzliche Informationen als PDF

Wenn Sie Ihre zusätzlichen Informationen nicht online auf Ihrer Website oder einem anderen Medium bereitstellen, können Sie hier ganz einfach eine PDF zu diesen Informationen hochladen.

HINWEIS: Das PDF darf die maximale Dateigröße von 5 MB nicht überschreiten.


Zuordnung ermöglichen

Menüpunkt: Einstellungen

Zuordnungs Bezeichnung

Mit dem Feld Zuordnungsbezeichnung Mit dem Feld “Zuordnungsbezeichnung” können Sie den Namen Ihrer Zuordnung für Ihre Gäste selber steuern. Die Bezeichnung wird im Check-In Formular Ihrem Gast/Besucher als Eingabemöglichkeit angezeigt. Als Standard ist hier der Text Tischnummer hinterlegt.

TIPP: Wenn Sie keine Tische haben, können Sie dieses Feld auch für andere Zwecke einsetzen. So können Sportvereine hier gut zwischen Tribünen oder Mannschaften unterscheiden lassen. Wählen Sie einfach eine passende Bezeichnung wie beispielsweise "Hier bitte Tribüne eintragen".


Zuordnungs aktivieren

Über die Checkbox Zuordnung aktivieren können Sie die Zuordnungs-Funktion aktivieren oder deaktivieren. Bei gesetztem Haken ist die Funktion aktiv.

TIPP: Das Zuordnungsfeld lässt sich auch einfach vorausfüllen. Dafür müssen Sie lediglich an die URL des Check-in-Formulars ?assignment= hängen. Wollen Sie beispielsweise die Tischnummern automatisch hinterlegen, können Sie einfach ?assignment=5 für Tisch 5 hinterlegen.


Optionen verwalten

Menüpunkt: Einstellungen

Kontaktdatenerfassung

In diesem Abschnitt können Sie das Check-in-Formular verwalten. Durch das Setzen von Haken können Sie individuell entscheiden, welche Daten Sie von Ihren Gästen abfragen möchten. Lediglich die Abfrage des Namens ist fest im Formular integriert.

TIPP: Wir empfehlen bei der Entscheidung, welche Daten Sie abfragen, sich an den Richtlinien Ihres Bundeslandes zu orientieren. Eine Übersicht der unterschiedlichen Richtlinien finden Siehier.
Das Prinzip der Datensparsamkeit der DSGVO schreibt vor, dass keine optionalen Informationen erfasst werden dürfen.


Maximale Gästeanzahl

Über Maximale Gästeanzahl können Sie die maximale Gäste-/Besucheranzahl steuern. Wenn Sie das Feld leer lassen, ist die Gästeanzahl unbegrenzt. Hinterlegen Sie hier beispielsweise 50, dann erhält der 51. Gast beim Check-in-Versuch den Hinweis, dass aktuell keine weiteren Gäste erlaubt sind.

TIPP: Informieren Sie sich über die Limitierungen in Ihrer Branche und Ihrem Bundesland direkt auf der offiziellen Website Ihres Bundeslandes.


Gäste Check-in

Über die Checkbox Gäste Check-in deaktivieren können Sie eigenständig die Möglichkeit zum Einchecken von Gästen aktivieren beziehungsweise deaktivieren.

TIPP: Viele Vereine nutzen diese Funktion um vorzeitiges Einchecken zu vermeiden. So öffnen Sie den Check-in erst eine Stunde vor der Veranstaltung.


COVID-19-Hinweis deaktivieren

Je nachdem in welcher Region Sie sich befinden, kann es sein, dass der COVID-19-Hinweistext nicht angezeigt werden muss. Diesen können Sie über COVID-19-Hinweis anzeigen nun aktivieren oder deaktivieren.

TIPP: Der Hinweistext sorgt besonders in Risikogebieten aktuell für Irritation. Hier kann es sinnvoll sein, diesen zu deaktivieren.


Livegäste bearbeiten und auschecken

Menüpunkt: LIVE

Livegäste anzeigen

Wenn Sie auf den Menüpunkt LIVE klicken, erhalten Sie eine Liste mit allen aktuell eingecheckten Gästen. Diese ist nach der Check-in-Zeit sortiert (neuester Check-in vorne).

TIPP: Wenn sehr viele oder lange Daten eingetragen wurden, kann es sein, dass die Tabelle nicht ganz abgebildet wird. Sie können ganz einfach innerhalb der Tabelle nach rechts scrollen.


Livegäste suchen

Oberhalb der Livegäste-Liste, können Sie die aktuell eingecheckten Gäste nach Namen filtern, um so noch schneller den gewünschten Gast zu suchen. Tragen Sie einfach den Namen Ihres Gastes oder nur einen Teil des Namens ein, und klicken Sie auf .

TIPP: Das Suchen und Filtern nach Namen können Sie auch in der Ansicht aller Gäste.


Gast auschecken

Über den Button n der Spalte des jeweiligen Gastes, können Sie einen einzelnen Gast mit nur einem Klick auschecken.

TIPP: Über den Button können Sie alle eingecheckten Gäste zeitgleich auschecken.


Alle Gäste auschecken

Als Komfortfunktion haben wir den Button integriert. Mit diesem können Sie mit einem Klick alle Gäste, die aktuell noch eingecheckt sind, schnell und unkompliziert auschecken. Der Auscheckzeitpunkt wird dann für alle Gäste auf den Zeitpunkt des Buttonklicks gesetzt.

TIPP: Über den Button bearbeiten in der Spalte des jeweiligen Gastes, können Sie Gäste auch einzeln auschecken.


Gäste bearbeiten

Über den Button bearbeiten in der Spalte des jeweiligen Gastes, können Sie die Zuordnung eines Gastes anpassen oder ihn einzeln auschecken. Um ihn auszuchecken, müssen Sie lediglich die Uhrzeit des Verlassens eintragen. Nachdem Sie die Daten geändert haben, vergessen Sie nicht auf zu klicken.

TIPP: Über den Button können Sie alle eingecheckten Gäste zeitgleich auschecken.


Gäste bearbeiten und exportieren

Menüpunkt: Gäste

Gäste anzeigen

Wenn Sie auf den Menüpunkt Gäste klicken, erhalten Sie eine Liste mit allen gespeicherten Gästen sortiert nach der Check-in-Zeit (neuester Check-in vorne). Sie haben hier die Möglichkeit, die Gäste nach dem Datum oder dem Namen zu filtern. Tragen Sie dafür einfach das gewünschte Datum in das Von und Bis Feld ein oder den Namen und klicken Sie auf .

TIPP: Wenn sehr viele oder lange Daten eingetragen wurden, kann es sein, dass die Tabelle nicht ganz abgebildet wird. Sie können dann ganz einfach innerhalb der Tabelle nach rechts scrollen.


Gäste exportieren

Über den Button Gäste exportieren können Sie die aktuelle Gästeauswahl ganz einfach als CSV-Datei exportieren. Dabei werden die Gäste exportiert, die Sie aktuell auch sehen, also wenn Sie nach Datum gefiltert haben, werden diese auch nach Datum gefiltert exportiert.

HINWEIS: Die Texte in der CSV-Datei sind UTF-8 Codiert, dies müssen Sie beim Öffnen in Ihrem Tabellenprogramm gegebenenfalls einstellen. Weiterhin erfolgt die Trennung der Daten mittels Komma.


Gast bearbeiten

Über den Button bearbeiten in der Spalte des jeweiligen Gastes, können Sie Gäste die Zuordnung eines Gastes anpassen oder ihn einzeln auschecken. Um ihn auszuchecken, müssen Sie lediglich die Uhrzeit des Verlassens eintragen.
Nachdem Sie die Daten geändert haben, vergessen Sie nicht auf zu klicken.

TIPP: Über den Button unter dem Menüpunkt LIVE können Sie alle eingecheckten Gäste zeitgleich auschecken.


Gast manuell erfassen

Menüpunkt: Gäste

Gäste eintragen

Über den Menüpunkt Gäste erhalten Sie die Möglichkeit, Gäste auch manuell selber zu erfassen. Hierzu finden Sie im oberen Bereich diesen Button . Nach dem Klick auf den Button erscheint das Check-in-Formular. Neben den Kontaktdaten können Sie nun auch noch das Datum, die Ankunftszeit sowie die Zeit des Verlassens angeben.

TIPP: Dank unserer Touchpanel-Version, können Sie Ihren Gästen auch die Möglichkeit geben, sich ohne eigenes Smartphone einzuloggen. Diese müssen dann lediglich über ein bereitgestelltes Endgerät das Formular ausfüllen.

Termine verwalten

Menüpunkt: Termine

Öffnungszeiten pflegen

Nachdem Sie in den Einstellungen die Terminfunktion aktiviert haben, erreichen Sie über den Menüpunkt Termine die neue Terminfunktion.

Bevor Sie loslegen können, müssen Sie Ihre Termineinstellungen pflegen. Als erstes müssen Sie Ihre Öffnungszeiten eintragen. Durch einen Klick auf öffnet sich ein Fenster über das Sie Ihre Öffnungzeiten pflegen können. Wenn Sie verschiedene Öffnungszeiten haben, können Sie einfach mehrere anlegen.

TIPP: Haben Sie beispielsweise immer von 12 bis 14 Uhr Pause, so legen sie einmal ihre Öffnungszeiten für jeden Tag bis 12 Uhr an und fügen sie dann weitere Öffnungszeiten ab 14 Uhr ein. Siehe Beispiel:

Tage Von Bis
Mo, Di, Mi, Do, Fr, Sa, So 08:00 Uhr 12:00 Uhr
Mo, Di, Mi, Do, Fr, Sa, So 14:00 Uhr 19:00 Uhr

Gleichzeitige Termine

Wenn Sie mehrere Termine gleichzeitig anbieten wollen, können Sie dies über das Feld Gleichzeitige Termine hinterlegen. Tragen Sie dort einfach die gewünschte Anzahl ein beispielsweise 2.

Hinweis: In vielen Bundesländern ist nur ein Haushalt zeitgleich erlaubt. Informieren Sie sich am besten zu den bei Ihnen gültigen Regeln.


Termindauer

Über das Feld Termindauer steuern Sie die Länge ihrer geplanten Termine. Hieraus generieren sich nach dem Klick auf automatisch Ihre möglichen Termine.

Hinweis: Das Anpassen der Termindauer, wenn schon Termine eingetragen sind, kann dazu führen, dass bestehende Termine ungültig werden. Ausserdem ergänzen wir automatisch eine Pause zwischen allen Terminen von 15 Minuten.


Termine eintragen

Nachdem Sie Ihre Einstellungen gespeichert haben, erzeugt unsere MeldeApp automatisch die möglichen Termine. Diese sehen Sie unterhalb der Termin Einstellungen. Sie können dort mit Klick auf an freien Zeiten einen neuen Termin hinzufügen. Tragen Sie dann im folgenden Fenster einfach die Daten Ihres Kundens ein.

Tipp: Über den Button können Sie einfach zwischen den verschiedenen Tagen wechseln.


Termine bearbeiten

Eingetragene Termine können Sie ebenfalls über die Liste Termine einsehen und bearbeiten. Sie könnten sich dort nun mit Klick auf die Daten anzeigen lassen. Dort haben Sie dann die Möglichkeit den Termin zu löschen oder Ihren Kunden nach den Termin automatisch in Ihre Gästeliste mit Klick auf zu übertragen.

Tipp: Übertragen Sie nach dem Besuch Ihres Kunden immer den Gast in ihre Gästeliste, damit er in der Nachverfolgung vorhanden ist.


Online-Registrierung

Wenn Sie Ihre Termin-Einstellungen gepflegt haben, können Sie Ihren Kunden einfach den Link für ihre Gäste bereitstellen, so dass diese sich einfach und schnell einen Termin selber buchen können.

Tipp: Sie können ganz leicht im Internet auch aus diesem Link einen QR-Code machen, den Sie sich beispielsweise an ihr Fenster kleben. Wir empfehlen www.qrcode-generator.de zum Generieren ihres Termine-QR-Codes.

Zugangsdaten bearbeiten

Menüpunkt: Profil

Profil bearbeiten

Oben rechts in der Ecke steht Ihr Benutzername. Klicken Sie auf diesen, erscheint ein Dropdown-Menü mit dem Menüpunkt Profil. Nachdem Sie diesen geklickt haben, landen Sie auf einer Übersicht Ihrer Daten. Dort können Sie Ihren Benutzernamen, den Ort, die Hausnummer und Ihr Passwort ändern. Wenn Sie Ihr Passwort ändern, müssen Sie das neue Passwort zur Bestätigung zweimal eingeben.

TIPP: Da es sich bei den erhobenen Daten um sensible Daten handelt, empfehlen wir ein sicheres Passwort zu hinterlegen. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik hat hierzu eine Empfehlung erarbeitet, diese finden Sie hier.

Hinweis: Das Löschen Ihres Eintrages und Ihres Benutzers ist nicht möglich. Sollten Sie Ihre Daten löschen wollen, melden Sie sich bitte bei unserem Support.

Hinweis: Das Ändern des Passworts ist aus Datenschutzgründen nur durch einen Administrator möglich. Wenden Sie sich hierzu ebenfalls an unseren Support.

Ein Service von: TMB Tourismus-Marketing Brandenburg GmbH